Top 20 des meilleures applications de productivité

Avez-vous déjà eu cette impression d’avoir fait des milliards de choses dans la journée et pourtant rien n’a avancé ? Ou au contraire, avez-vous déjà eu l’impression de ne rien avoir fait de la journée avant de vous rendre compte que ce n’était pas juste une impression ? Dans tous les cas, votre productivité a pris ses cliques et ses claques et est partie se dorer la pilule au soleil. La bonne nouvelle, c’est qu’elle reviendra toute pimpante dans quelques jours. Mais la mauvaise, c’est qu’en attendant, vous faites du surplace. Tout d’abord, il faut savoir que c’est tout à fait normal d’avoir des périodes plus « slow » en matière de productivité. Il faut savoir écouter son corps et composer avec. Cependant, si cette tendance est trop régulière, découvrez les meilleures applications de productivité et piochez dans la boîte à outils des freelances productifs !

1#- Outils pour prioriser ses missions

Connaissez-vous la méthode d’organisation par priorités ? Il s’agit de la première étape pour améliorer sa productivité et gagner du temps. Chaque fin de semaine, prenez alors quelques minutes pour hiérarchiser les tâches (professionnelles et personnelles) de la semaine suivante par priorité :

• Urgentes (deadline) et importantes (en fonction de tes objectifs)
• Non urgentes, mais importantes
• Urgentes, mais non importantes
• Non urgentes et non importantes

Les premières sont à faire tout de suite (Do Now). Les deuxièmes sont à faire en fin de semaine (Do Later). Les troisièmes sont à déléguer (Delegate). Les dernières sont à reporter à une autre semaine ou à faire en cas de temps libre (Postpone).

L’idéal serait alors que vous ayez davantage de tâches non urgentes, mais importantes. Et pour cause, beaucoup de freelances sont constamment dans l’urgence (première catégorie). Une source de stress donnant l’impression de subir son emploi du temps : impossible à tenir sur le long terme. D’autres n’arrivent pas à faire la différence entre ce qui est vraiment important et ce qui ne l’est pas. Résultat ? Ils acceptent tout et n’importe quoi (surtout n’importe quoi), relayant au second plan ce qui est vraiment important…

Pour ce point, je vous conseille les applications de productivité Focus Matrix et Priority Matrix.

2#- Outils pour organiser son emploi du temps

Une fois vos tâches priorisées, je vous conseille de les répartir au sein de votre planning par bloc de temps. Les « Do Now » en début de semaine et les « Do Later » en fin de semaine. Pour ce faire, je vous conseille d’utiliser un calendrier numérique et non papier. Pourquoi ? Afin de planifier certaines tâches récurrentes, de modifier votre planning au gré de votre avancée et des imprévus et de partager votre agenda avec les autres membres de votre équipe. Enfin, un calendrier numérique peut être synchronisé avec votre téléphone portable ou votre tablette. Un moyen efficace de mieux gérer votre temps, même en déplacement.

Mes agendas préférés : Google Calendar, iCal (iOS) et Calendrier Outlook.

3#- Outils pour créer ses To-Do journalières

Une fois votre planning de la semaine prêt, prenez 5 minutes par jour pour rédiger votre To-Do list. Petit conseil : ne notez pas juste un mot par tâche ! Cela perd de son sens. Vous pouvez plutôt opter pour deux approches : commencer chaque liste de tâches par un verbe à l’infinitif (ex : rédiger l’article de blog SNCF) ou formaliser la tâche par un verbe au participe passé, comme si la tâche avait déjà été réalisée (ex : L’article de blog SNCF est rédigé).

Applications To-Do pour être plus productif et efficace : Todoist et Notion.

4#- Outils de gestion de projets

Envie d’avoir une vision globale de vos projets ? J’ai les outils de productivité qu’il vous faut. Tout d’abord, je vous présente Trello, une application web composée de tableaux, eux-mêmes composés de listes, elles-mêmes constituées de cartes. Cette imbrication de fonctionnalités vous permet d’organiser et gérer vos idées, de créer votre contenu et de le planifier efficacement. De plus, cet outil de gestion de projet est collaboratif et GRATUIT. Et cerise sur le gâteau, il est multisupport, c’est-à-dire que vous pouvez retrouver vos tableaux sur ordinateur, sur tablette, et même sur téléphone. Elle n’est pas belle, la vie ?

Les deux autres applications de productivité sont aussi de grands classiques. Je parle bien évidemment de Notion et d’Asana. La première est idéale pour tout gérer depuis un seul support (planning, To-Do, contenus types articles et posts social media, ressources à conserver…) et est adaptée au travail collaboratif. La seconde est principalement efficace pour les missions collaboratives (gestion de tâches, descriptif, date butoir, tarif, partage de fichiers…).

5#- Outils de prise de notes

Les idées viennent toujours au mauvais moment. Voilà, c’est dit ! Vous savez, ce moment où vous êtes dans votre douche et où vous pensez à une idée d’article de génie. Ou encore quand vous vous apprêtez à dormir et que vous vous rappelez soudainement que vous avez oublié de répondre à l’un de vos clients. Eh oui, le cerveau n’est pas un pense-bête et si vous ne notez pas toutes vos idées et/ou pensées, elles s’envolent. Pour éviter ces erreurs de synchronisation et ne rien oublier, le bloc-notes est indispensable.

Les applications de productivité grâce à la prise de notes : Evernotenote, One Note, Simplenote, ColorNote, ClevNote, NoteLedge et Bear.

6#- Outils de gestion du temps

La tarification horaire peut être totalement pertinente pour certaines prestations. Mais cela implique d’être dans les temps pour s’assurer d’être rentable. Je vous présente donc trois outils de gestion de temps passé par projet : Toggl (que j’utilise personnellement et qui est relayé à Freebe pour encore plus de productivité), Harvest (même fonctionnement que Toggl) et Rescue Time (analyse du temps passé sur chaque site et compte rendu à la fin de la journée de travail. Canon pour éviter les distractions et la procrastination !).

7#- Applications de productivité avec la méthode Pomodoro

La technique Pomodoro est THE méthode pour une bonne gestion du temps. Le concept ? Régler son minuteur pour travailler non-stop durant 25 minutes, puis prendre une pause de 5 minutes. Et cela, durant 4 cycles (2 heures au total). Prendre ensuite une pause plus longue. Cette technique est particulièrement efficace lorsqu’on travaille sur un même projet toute une journée.

Ici, je vous conseille les extensions Chrome Marinara et Pomodoro Timer.

Besoin d’outils pour trouver des idées de contenus, optimiser votre référencement naturel ou relire et corriger vos textes ? Découvrez les 20 outils qui m’accompagnent au quotidien !

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